西南医科大学学生资助档案管理办法
第一章 总则
第一条 为规范西南医科大学学生资助档案管理，维护学生资助档案的真实、完整和安全，提高学生资助档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《西南医科大学档案管理办法》及其它相关规定，结合学生资助工作实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称学生资助档案，是指学校涉及资助业务的部门在落实资助政策过程中，形成的各种原始材料和历史记录的总称，是落实国家和学校资助政策的重要凭证。包括但不仅限于资助项目的通知、申请、资格审查与公示、各级审核、资助资金发放与管理等全部相关文件资料。
第三条 学生资助档案管理需遵循“学校统筹、分级建设、集中存放”原则。
第四条 学校学生资助工作领导小组组长负全校学生资助档案管理领导责任，资助管理部门负责人负监管责任，资助管理中心负责人负直接责任。院系资助工作小组组长负本院系学生资助档案管理监管责任，学生科长、学工办主任负直接责任。
第五条 学生资助档案分为纸质档案和电子档案。学生资助档案建设涉及对象包括各类学生。
第六条 学生资助档案的保管期限分为永久和定期，具体办法参见《西南医科大学档案管理办法》。
第二章 机构职责
第七条 学生资助管理中心是学生资助档案工作的管理部门。各院系明确专兼职人员担任学生资助档案管理工作的管理人员，并保持相对稳定,按学校要求落实本单位学生资助档案的管理工作。学生资助档案管理人员须严格遵守国家和学校的档案管理规定，在工作中忠于职守、认真负责，坚持原则，严守保密纪律，及时收集、整理学生资助档案，按要求规范归档。
第八条 学生资助管理中心职责
（一）负责接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类学生资助档案。
（二）针对纸质档案建立具有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用学生资助档案柜，确保档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。针对电子档案做好备份，同时确保网络安全性、资助信息安全，并同有访问权限的管理人员签订保密协议。档案的保密工作按照国家和学校的规章制度执行。
（三）负责实施学生资助档案信息化建设和电子文件归档工作，促进学生资助档案信息化建设与学校其他工作同步发展。
（四）全面负责指导各院系资助档案管理工作，进行业务指导、监督和检查。督促各院系对本院系学生资助档案的接收、整理、鉴定、统计、保管等工作符合学校要求，确保学生资助档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
（五）建立学生资助档案工作检查、考核和奖惩制度，明确专兼职学生资助档案管理人员的岗位职责。对于在档案管理工作中做出显著成绩的院系和个人，予以奖励和表彰。对学生资助档案管理工作中的失责行为，进行调查和处罚。
第九条 院系职责
（一）严格按照本办法的规定和程序接收、整理、鉴定、统计、保管学生资助档案。收集过程中应对学生资助档案的真实性、完整性和有效性进行检验，凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜接收的文件材料，应退回整改，确保资助档案材料的完整、安全，不得伪造、篡改。
（二）院系学生资助档案管理人员应及时将本院系的学生资助档案材料收集齐全、整理规范、装订成册。应由本院系保管的学生资助档案，按资助档案管理办法规定归档。应由学校学生资助管理中心保管的学生资助档案，应及时移交学生资助管理中心归档；不按规定移交或保管档案，给受助学生造成损失的，将依照有关规定予以查处追责。
（三）院系可根据实际情况制定本院系学生资助档案管理细则，办理学生资助档案的查阅、借阅、移交和保管等。
（四）负责其他有关学生资助档案事项。
第十条 对于违反《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《西南医科大学学生资助档案管理办法》的行为，按照学生工作考核的相关规定予以处理。有下列行为之一的，视其后果，学校可给予通报批评或行政处分，涉嫌犯罪的依法移送司法机关追究刑事责任：
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其它违反档案法律法规的行为。
第三章 归档
第十一条 学生资助管理中心归档范围
学生资助管理中心归档的材料，根据内容分为两类，分别归档于学校档案馆和自行保管。研究生院需归档的资助材料按要求整理收集后，在学生资助管理中心指导下统一归档。范围包括：
（一）全校资助经费预算及监管材料。资助专项资金预算文件、资助资金拨付凭证、资助经费使用及监管等相关资料。
（二）各类由教育部、全国学生资助管理中心、四川省教育厅、四川省财政厅、四川省卫生健康委员会、四川省学生资助管理中心、泸州市相关单位、学校等上级下达的资助政策文件、通知等材料。
（三）学校“奖勤助贷补”等资助项目的校级通知、统计汇总表、校级公示结果及投诉处理情况、评审会议材料、评审结果等资料。院系资助项目上报材料、初审名册、院系公示结果及投诉处理情况、评审结果等。
（四）学生资助诚信档案，重点留存学生在受资助过程中的不诚信状况信息。
（五）定期或不定期检查院系落实资助政策的情况材料。特别是落实资助政策过程中的信访、举报、投诉的调查取证、处理结果等相关资料。
（六）资助育人的相关材料。重点留存校院两级资助育人工作成效显著的活动材料。
（七）其他应归档的材料。
第十二条 院系归档范围
（一）学校学工部、研究生院等部门下达的资助政策文件、通知等材料。
（二）院系“奖勤助贷补”等资助项目的院系通知、班级评议会议材料、统计汇总表、院系公示结果、投诉处理情况、院系评审会议材料、院系评审结果、上报学校材料等资料。
（三）学生诚信档案，包括资助诚信纸质和电子档案，范围涵盖学生个人缴费、贷款、还款及受助等诚信状况信息。
（四）资助育人的相关材料。
（五）其他应归档的材料。
第十三条 归档程序和要求
（一）学生资助档案材料要及时收集、整理，并经学生所在院系鉴别、审查后方可归档。归档的档案材料必须真实、完整、文字清楚，且经组织审查盖章后方可归档，档案材料不符合归档要求的不得归入档案。
（二）归档材料的内容必须准确、规范，字迹要清楚、工整，未经批准不得更改任何信息。
（三）学生资助档案原则上每学期整理存档一次，重要档案及时归档。
第四章 保管与销毁
第十四条 保管
（一）学生资助档案分学校档案馆保管、学生工作部保管和院系保管。属于学生资助管理中心归档范围，有长期保管价值的重要学生资助档案，必须由学校档案馆保管，其余由学生资助管理中心自行保管。属于院系归档范围，由院系学生资助档案管理人员保管。
（二）校院两级应建立学生资助档案登记和定期审查制度，学生资助档案的查阅、借阅、转递等都需办理登记手续，且每年至少要对学生资助档案定期审查一次。
（三）已毕业学生的资助档案需要永久保留的移交学校档案馆保存。电子档案（个人申请材料扫描件）须永久保存。学生资助纸质档案保存期至少为学生毕业后5年。
（四）学生资助档案管理人员如发生工作变动，应及时办理学生资助档案交接报备手续。
第十五条 销毁
学生资助档案销毁需严格按程序办理，由归档部门提出书面申请（列出销毁目录），资助管理部门负责批准，主管部门负责审核，集中销毁。
第五章 附则
第十六条 本办法自印发之日起施行，由学生工作处负责解释。
