第一章  总  则

第一条 为加强学生档案管理工作，提高学生档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及其它相关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所涉及学生档案是指学校按照国家招生政策及有关文件规定招收的接受普通高等学校教育全日制本、专科生和研究生的个人档案。

第三条 学校学生档案管理工作实行学校统一领导、部门归口管理、院系分散建设的原则。由学生工作处牵头，档案馆指导，各院系（包含研究生培养单位）具体负责管理本单位的学生档案。学校成立学生档案管理工作领导组，由分管学生工作的校领导牵头负责，学校招生就业工作部门牵头协调，档案管理部门具体指导。各院系具体负责本单位学生档案接收、建设和管理工作。

各学生档案管理部门须明确分管学生工作的处级干部负责对学生档案管理的领导工作，同时安排工作人员具体落实学生档案管理工作。档案管理工作纳入部门和个人年终考核。

第二章 学生档案管理职责

第四条 学生档案由所在院系指定专人具体负责管理，档案管理人员须严格遵守国家和学校档案管理规定，及时收集、整理学生档案材料，在档案管理中做到认真负责，坚持原则，忠于职守，严格保密。

第五条 院系档案管理职责：

（一）负责收集、整理学生档案材料；

（二）负责保管学生档案；

（三）负责学生档案内容的保密工作；

（四）办理学生档案的查阅、借阅和转递手续；

（五）负责学生档案因特殊原因的移交、保管等；

（六）根据各院系实际制定学生档案管理细则；

（七）负责其它有关学生档案事项。

第六条 有下列行为之一的，学校对直接负责学生档案管理责任人和具体经办人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第三章 学生档案接收

第七条 学生档案材料内容

（一）新生入学材料：

1.本、专科新生档案材料，一般应包括高中毕业生登记表、高等学校招生报名表、体检表、普通高中应届毕业生学业水平考试成绩和综合素质评价表，党、团组织材料等。

2.研究生新生档案材料，除原有个人档案应有材料外，还包括研究生录取登记表，研究生政审表等材料。

（二）学习材料：在校学习期间的课程成绩单等。

（三）学籍材料：本、专科生、研究生登记表，学籍登记表等。

（四）鉴定材料：学年鉴定表，入伍、退伍登记表等鉴定材料。

（五）毕业材料：毕业生登记表，报到证存根、毕业证、学位证编号等。

（六）奖励材料：在校期间获得院级及以上表彰奖励材料。

（七）处分材料：在校期间违反组织纪律，触犯国家法律和违反校规校纪形成的党纪、政纪处分材料。

（八）组织材料：入党、入团申请书，入团志愿书，入党积极分子考察表，党校培训成绩表、政审材料，入党志愿书，党员转正申请书，预备党员考察表，党、团等组织形成的其他材料。

（九）其他应归档的材料。

第八条 新生档案材料接收，由各院系负责收集、保管，并以系（专业、年级、班级）为单位，以学号为顺序的方式进行整理、审查。

（一）新入校学生档案材料邮寄至学校的，由学校相关部门和院系负责接收，即学生工作部招生办公室和院系负责接收普通本专科新入校学生档案材料，教务处负责接收新入校专升本学生的档案材料，研究生院负责接收新入校研究生的档案材料。新入校学生自带档案由院系负责接收。学生档案已被拆封的，各院系不予接收，并通知学生将档案寄回原档案管理单位审查无误、密封完整后，按照学生档案指定寄送方式寄回各院系审查。

（二）各档案接收部门在每年10月底以前完成新入校学生档案的清理归档。并在每年10月31日前将新入校学生档案移交到各院系。

（三）各院系须及时处理档案审查中发现的问题，档案材料有问题的、缺失的应及时告知学生，并要求其回原档案管理单位办理材料补办手续。

第四章  在校学生档案归档与保管

第九条 在校学生档案归档

（一）学生在校期间形成的档案材料要及时收集、整理，并经学生所在院系鉴别、审查后方可归档。归档的档案材料必须真实、完整、文字清楚，且经组织审查盖章后方可归档，档案材料不符合归档要求的不得归入档案。

（二）归档材料的内容必须认真书写，要准确、规范，字迹要清楚、工整，一律使用黑色钢笔填写，不能使用复印件。

第十条 学生档案保管

（一）学生档案实行以院系为单位集中存放在学校档案馆，存放标准及要求由档案馆负责指导。相关人员出入学生档案库房须经学生工作处同意。

（二）各院系建立学生档案登记和定期审查制度，学生档案的查阅、借阅、转递等都需办理登记手续，且每年至少要对学生档案定期审查一次，学生工作处不定期进行抽查。

（三）学生档案管理人员如发生工作变动，应及时办理学生档案交接报备手续。

第五章  学生档案借阅与查阅

第十一条 查阅、借阅学生档案，须遵守以下规定：

（一）任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

（二）学生档案原则上不外借。必须外借的，须经学生所在院系分管领导同意，报学校学生工作部门审批，办理完借阅手续后，方可借出。所借档案须在5个工作日内归还，如不能按期归还，应向档案管理人员说明原因，并经分管领导批准后办理延期手续，未经批准的须立即归还学生档案。寒暑假期间原则上停止借阅学生档案，已经借出的档案必须在放假前归还。

（三）各院系建立学生档案查阅登记制度。查阅档案时需严格按规定办理登记手续：因工作等正当原因需要查阅学生档案的，查阅人须持单位介绍信及有效证件，经学生所在院系负责档案管理工作的领导书面批准，并按规定办理查阅手续后，方可到各院系学生档案保管室查阅档案。

（四）查阅学生档案须在档案保管室内进行。

（五）不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添，如发现档案存在问题，须及时向档案管理人员说明，查阅人不得擅自进行处理。

（六）未经允许，不得擅自摘抄、复制、拍照、摄影、摄像。

（七）查阅、借阅人应严格遵守保密制度和阅档规定，保证档案的安全，不得向他人泄露档案内容。

第六章 学生档案转递

第十二条 毕业生档案的转递：

（一）已就业毕业生，其档案转递至签约单位指定的档案管理部门。

（二）未就业毕业生，其档案转递至生源所在地档案管理部门。

（三）升学毕业生，其档案转递至升学单位档案管理部门。

第十三条 学生发生转学、开除学籍、退学、死亡等学籍变动的，其所在院系应及时将学生档案转递给新的学生档案材料管理单位。

（一）转学学生，其档案按新院校或新单位地址转递。

（二）开除学籍、退学、死亡学生，其档案从办理学籍变动起，转回其生源地档案管理部门。

（三）其他情形，学生档案经学生所在院系分管领导同意，报学校学生工作部门审批后，各院系方可根据具体情况进行处理，并办理登记手续。

第十四条 新生放弃或被取消入学资格的，其档案转回生源地档案管理部门。

第十五条 转专业学生档案须在一个月内由学生原所在院系转递给新院系，并办理交接登记手续。

第十六条 转递学生档案时须遵守如下规定：

（一）学生档案须经院系档案管理人员规范密封后，按照学生档案指定寄送方式或遵照有关规定转递，必要时可派专人送取。学生档案不得由本人自带。

（二）转出转入学生档案必须完整、齐全，并按规定进行认真的整理、装袋密封，严禁私自扣留档案材料或分批转出。

（三）转递学生档案时必须详细登记投递地址、接收人姓名及联系方式、投递单号。

（四）任何单位或个人无权截留或扣发毕业生档案。

（五）非毕业、转学、开除学籍、退学、死亡等学籍变动的在校学生，原则上不予办理档案转递。

（六）对因为各种原因退回或滞留的学生档案，在检查密封完整的基础上由学生所在院系继续保管并办理登记手续，及时通知学生办理档案的转递手续。

第十七条 学生毕业时各院系应根据学生的就业情况确定学生档案是否继续留存学校保管。确定档案留在学校保管的，毕业生应与所在院系办理档案托管手续；托管的档案免费保管时间为两年，超过两年的，学生档案直接转回其生源地档案管理部门。

第十八条 因各种原因造成档案遗失确需补办的，学生个人须持补办申请（说明就读和毕业的具体情况），用人单位出具的档案遗失证明和原所在院系的证明材料，经核实毕业证书后，方可补办在校期间的学籍等相关证明材料。

第七章  附 则

第十九条 本办法由西南医科大学学生工作处负责解释。

第二十条 本办法自颁布之日起施行。